「微商创业」线下会务系统执行

线下的会务系统，其中会涉及各方面的对接工作。所以，为了便于组织和管理每一次线下会务的顺利进行，可以组建一个专门的团队来负责，团队的组织架构如下图所示。

团队组织架构图

根据组织结构图，细分每一块的职责。

1）项目负责人全权负责线下会务组织的相关事宜，合理分配及协调职能部门工作，掌握整场会议架构及进展。

2）会务组：

会前：① 会场确认及布置；② 物料准备；③ 内训流程对接；④ 课程通知函发布。

会中：① 导师接待；② 学员接待；③ 会场控制。

会后：① 安排学员顺利返程；② 会议总结报告。

3）企划组负责策划媒体宣传方式及组织方案。

4）招商组：① 负责会务邀约方案及招商方案；② 邀约并确认到场人员。

5）财务组：① 招商财务登记；② 配合讲师完成刷卡成交环节，提前准备好现场刷单确认表。

（1）会前：详细的策划方案（会场、流程、邀约、准备）

会前的策划工作直接决定着会议的成败，会议的策划人员必须对整个会议的详细情况有着清晰的认识。因此，对策划人员就要有严格的要求，要求策划人员具备一定的管理能力，并负责对会议中涉及的人、财、物进行计划、组织、指挥、协调、控制。

首先要确定这次会议的类型、目的，以及需要达到的效果。一旦确定目标，就需要把为了达到目标所要完成的工作详列出来，然后拆解细分，分配给会务的每一个部门。各部门做好本部门的动员工作，并把工作量化，制作出时间表。随着时间的推进，部门负责人要及时跟进确认检查结果。部门负责人要和其他部门随时保持沟通，以保证各项准备工作同时顺利进行。

会前的具体准备一般包含：会场的确认，物料的准备，会议流程的制定，会议的包装宣传，以及参会嘉宾的邀约方案等。

（2）会中：严格按照流程执行（执行四大支柱：总指挥、主持人、讲师、DJ）

会议正式开始，就应该严格地按会前准备的流程来执行。要求会场引导和现场控制人员须对举办会议现场的空间布局有清楚的认识和深刻的印象。做到会前有序引导嘉宾及代理（签到）入席，会议中监督会场纪律，带动会场气氛，有序引导现场出入人员，对现场遇到的突发事件能够随机应变。

在整个会议的执行过程中，有四大支柱在互相配合，随时控场和调节氛围，保证整个会议有序地、圆满地完成。他们分别是总指挥、主持人、讲师、DJ。

❑ 总指挥把控全场，随时调配人员和物品，负责处理现场出现的突发问题。

❑ 主持人应具备良好的语言表达能力。首先，语言要通顺流畅。其次，主持人的语言应具备严密清晰的逻辑。再次，在语言表达上，要有自己的特色，要富有感染力。而且主持人应具备一定的临场应变和即兴发挥能力。因为由于人的因素、设备的因素，以及组织管理协调等方面原因，使得节目制作过程中可能会发生一些难以预料、但又客观存在的事件。此时主持人能够保持冷静，充分发挥自身的主观能动性，运用大脑迅速思维、作出判断，并根据判断组织语言和反应。使事件通过主持人灵活巧妙的语言组织和反应逐渐朝好的方向转化。比如，在主持节目的过程中主持人及时发现了自己的口误时，应随机应变，保持冷静，用机智幽默的语言化解危机。同时主持人要表现出热情、风趣的态度，积极主动和导师或者嘉宾做好互动，提高参会者的热情，使会场保持良好的氛围。

❑ 讲师要能在会场顺利、高效地将自己课程的内容传达给参会者，同时应该具有灵活多变地与参会人员互动的能力，并且有处理突发状况的冷静思维，以及和主持人打好配合的默契。

❑ DJ需要在会前准备好会场音乐、视频及文档资料，会议开始前一小时对会场多媒体、音响、麦克等进行调试，确认电源，并对多媒体设备有充分的准备，保证会场多媒体能够正常播放。能够熟练操作电脑及多媒体设备，具备随机应变的能力，随时配合主持人和讲师调动现场气氛。

（3）会后：图片视频推广造势（数据包，朋友圈，造势）

微商的会议现场结束并不是会议真正的结束。会后工作人员要引导、安排好嘉宾们之间的合影留念。并且有意识地将会议的图片、视频等图文分享给参会的嘉宾，主动引导他们发圈、现场直播、造势和裂变。

最后，会务处要对每一次会议作出总结，复盘，并做出数据包。尽可能地标准化会务流程，这里不建议每一次都对流程进行改动，而是每次进步一点点。