「微商经验」如何做本地化的招商会务系统

本地化的招商会务系统，必然涉及各方面的对接工作。为了便于组织和管理每次线下会务，需要组建专门的团队来负责。

一般来说，会务系统组织架构的组成，如图 4-4 所示。

1.会务系统组织架构

按照以上会务系统组织架构，团队可以细分每块的职责。不过以上组织架构是较为全面的，我们详细了解以下这些即可。

（1）项目负责人

全权负责线下会务组织的相关事宜，合理分配及协调职能部门的工作，掌握整场会议架构及进展。

（2）会务组

会前：① 会场确认及布置；② 准备物料；③ 对接内训流程；④ 发布课程通知函。

会中：① 导师接待；② 学员接待；③ 会场控制。

会后：① 安排学员顺利返程；② 会议总结报告。

（3）企划组

负责策划媒体宣传方式及组织方案。

（4）招商组

① 负责会务邀约方案及招商方案；② 邀约并确认到场人员。

（5）财务组

① 招商财务登记；② 配合讲师完成刷卡成交环节，提前准备现场刷卡确认表。

2.会务岗位的职责

会务岗位的职责分类如下。

图 4-4　团队组织构架

（1）会务总监的职责

① 确实掌握人员调度。

② 协调安排现场各项事宜，保证流程环环相扣。

③ 及时处理现场重要突发状况。

④ 对现场各岗位的检查、督促和指导。

⑤ 随时做到监督各岗位的执行情况，直接对接各岗位的负责人。

⑥ 实行责任制，责任到负责人。

⑦ 掌握助教的心态，及时给予鼓励。

⑧ 协助成交负责人做好与成交相关的工作，

（2）内场总监的职责

① 管理、协调、检查内场所有事务。

② 内场易拉宝的摆放，内场清洁及桌椅队形管理。

③ 内场白板、电脑、投影仪、音乐设备调试检查。

④ 成交人员的服务、与老师活动的配合、成交语言的培训与演练。

⑤ 与会务总监及外场总监的沟通协调。

⑥ 内场紧急状况处理。

⑦ 各岗位的安排、调控及训练。

⑧ 及时向会务总监汇报内场情况。

⑨ 与助理讲师、成交负责人协调，完成成交相关动作，保证结果。

（3）舞台总控的职责

① 根据舞台岗位设置，进行人员岗位安排及训练。

② 为保障舞台流程顺利进行，监控各类物质准备情况。

③ 人员、物品到位后，模拟流程进行全程演练。

④ 确保现场舞台流程万无一失。

⑤ 突发事件的紧急灵活处理。

⑥ 上课前一天一定要完善音响及麦克风、电脑音频、视频、投影仪、灯光测试，有状况马上报告并及时解决。

（4）灯光、空调管理员的职责

① 及时与酒店工程部（电工）对接，详细了解整个会议室的灯光、空调等开关设备位置，并演练快速开关灯光（全亮、暗、全黑）。

② 追光灯（如需要）及时与舞台总控对接舞台流程，对接主持人和讲师商场时间及出口位置，确认追光是否与主持人对接。

③ 有彩灯时，需要协调彩灯打上公司标语，并根据舞台整体效果变化灯光强度与色彩。

（5）投影、PPT 及视频岗位职责

① 及时与舞台总控对接舞台流程。

② 将会议需要的背景图、座位图及中场备放的视频拷贝调试到位。

③ 确认讲师 PPT 笔记本电脑（讲台用）、控制台电脑调试到位。

④ 保证讲师讲课时 PPT 及主持人在介绍公司时 PPT 的使用。

⑤ 讲师及主持人所有舞台展示用的资料对接，包含 PPT 及视频资料等，确保讲师上场前至少 30 分钟所有资料到位并调试。

⑥ 现场各种情况的应急处理。

（6）门卫组岗位职责

① 对学员胸牌的检查。

② 对纪律要求严格的课程，控制人员进出会场。

③ 学员上下课的召唤和热情迎宾。

④ 课程结束后胸牌的回收。

⑤ 遇特殊情况及时向内场总监汇报。

（7）簇拥组岗位职责

① 讲师上场时指引、拍手簇拥上场。

② 讲师上场时氛围的营造。

（8）跑麦组岗位职责

① 遇有讲师提问时，要以规范的动作、最快的速度将调试好的麦克风传递给学员。

② 学员使用后，将麦克风关闭，回到原位。

③ 内场紧急情况的补位。

④ 制止学员违反课堂纪律的行为（如打电话、打瞌睡、交谈等）。

⑤ 及时为学员提供优质服务。

（9）外场总监的职责

① 管理、协调、检查外场所有事务。

② 外场易拉宝美观摆放。

③ 外场所有工作人员的成交语言、仪表培训、演练、检查。

④ 签到数据的制表统计。

⑤ 负责处理外场紧急状况。

⑥ 与会务总监及内场总监协调。

⑦ 协助学员用餐。

（10）茶歇组岗位职责

① 时刻保持茶歇台清洁。

② 保证茶歇按时准备。

③ 保证茶歇量充足。

④ 保证茶歇摆放美观、精致。

⑤ 及时更换干净的垃圾篓。

（11）后勤总监的职责

① 负责安排人员将所有物品打包并送达会场。

② 负责各个岗位的物品分发及归档。

③ 负责仓库的整理及协助文件的工作。

④ 负责物品最后的清点及送回公司。

⑤ 结账及各种款项的交接。

⑥ 助教的用餐照顾，并做好登记。

（12）成交组的职责

① 讲师或主持人清楚表达成交产品，调动现场成交氛围。

② 辅导员充分了解本组客户的成交意向，深入沟通，并带其至成交台。

③ 安排公司高管和营销高层扮演客户，熟悉公司产品及营销政策，成交前 30 分钟到达成交台，协助讲师办理谈单，报名手续及刷款。

④ 刷款组在成交前 30 分钟内准备好成交单、POS 机、计算器、签字笔、订书机、订书钉等成交物品，成交时态度要积极、主动、热情，刷卡流程熟练，顺序为先刷卡，再填成交单，收名牌，客户输密码时应用收遮掩密码区，头转向另一侧。

⑤ 事先安排客户不熟悉的我方人员坐进会场，在成交环节第一时间冲到成交台，形成现场抢购的热烈气氛，对整体的成交起到推动作用。

⑥ 成交区外围配合洽谈的人员，热情引导客户入座，并配合成交台人员成交，形成夹攻之势，不让客户轻易离开，以利于成交。

⑦ 在成交开始及整个成交过程中，主持人及成交负责人适时选择优惠政策，塑造方案价值，造成机会难得的紧迫感，并适时公布、恭喜已报名额，渲染气氛。

（13）辅导员组的职责

① 开场后统一站在自己桌边面向门口，鼓掌迎接客户进场。

② 充分了解自己小组的客户（姓名、公司、规模、意向），深入沟通。

③ 观察自己小组的客户课程反应，潜在客户尤为关注。

④ 现场资料的发放。

⑤ 负责与客户的第一轮沟通，确定成交意向，并尽量带客户至成交台。

⑥ 负责客户用餐及餐后整理。

（14）「狙击组」职责

① 营造会场热情高涨的氛围，积极主动地全场跑动。

② 一些疑问很多的客户为其解除抗拒与疑惑，促进成交。

③ 活动后期更需要跟进有成交意向，但未购买的客户。

（15）文化产品组职责

① 准备好售书所有的物品：签字笔、零钱、收据、发票登记本、价格大标签（讲师团强力推荐书籍、音像制品）。

② 课程前了解清楚书籍打包价格、赠品。

③ 所有产品的数量清点及接收。

④ 确保产品销售目标的完成。

⑤ 记账及钱款的交接。

（16）讲师接待组职责

① 负责陪同讲师的接送。

② 负责讲师休息室、讲师用餐的保障。

③ 负责讲师每个阶段的提醒及引位。

④ 负责准备讲师上课期间及下课期间的茶水、点心、水果。

⑤ 负责在接待老师时，询问有何需协助的成交配合，如舞台营销工具的展示等。

3.会务执行的四大支柱

在整个会议执行过程中，有四大支柱在互相配合，随时控场和调节氛围，保证整个会议有序、圆满地完成。它们是总指挥、主持人、讲师、DJ。

（1）总指挥

总指挥把控全场，随时调配人员和物品，负责处理现场出现的突发问题。

（2）主持人

主持人应具备良好的语言表达能力。

首先，语言要通顺流畅。其次，主持人语言应具备严密清晰的逻辑思维。最后，在语言表达上要有自己的特色，富有感染力。

主持人应具备一定的临场应变和即兴发挥能力。由于人的因素、设备的因素以及组织管理协调等方面的原因，招商会过程中有可能发生一些难以预料的，但又客观存在的变故。此时主持人能够保持冷静，充分发挥自身的主观能动性，迅速思考并做出判断，并根据判断组织语言和反应，使变故通过主持人灵活巧妙的语言组织和反应逐渐向好的方向转化。

（3）讲师

讲师要能在会场顺利、高效地将自己课程的内容传达给参会者，同时应该具有灵活多变的和参会人员互动的能力，并且有处理突发状况的冷静思维，以及和主持人配合的默契。

（4）DJ

DJ 要在会前准备好会场音乐、视频及文档资料。会议开始前一小时调试会场多媒体、音响、麦克等，确认电源，确保多媒体设备有充分的准备，保证会场多媒体播放正常。为此，DJ 需要能够熟练操作电脑及多媒体设备，具备随机应变的能力，随时配合主持人和讲师调动现场气氛。